人事档案里的材料有重要材料、一般材料之分。在档案存入、转出之际，都会由存档机构进行认真审核。在档案存入时，如果缺失了某些材料，存档机构得视所缺材料的类别，进行不同的处理:对于缺失涉及就业、档案接转等重要材料的，出具“退档告知书”，明确告知申请人在有效期内尽快补充材料。对于缺失一般档案材料的，出具“接收档案缺少材料清单”，经本人确认签字后办理档案接收存放手续，缺少材料补齐后再归入档案。

材料补办4种渠道:

1.原单位存在的，由原单位协助当事人补充档案材料;

2.原单位破产或不存在的，可由上级主管单位出具相关证明，也可以到当地档案馆查找补办;

3.原单位和上级主管单位都不存在的，可以到当地档案馆査找补办，如果档案馆也无从查找，当事人对情况进行书面说明，在“接收档案缺少材料清单”签字确认后可办理存档;

4.涉及学历、学位、学籍等相关材料，可以到学校补办。